La transición hacia la digitalización se está acelerando. La digitalización está revolucionando vidas, procesos y lugares de trabajo. La firma electrónica se ha convertido en un componente imprescindible para esta transición y se está implementando cada vez más, especialmente desde que empezó la era Covid-19.
La tradición de firmar documentos con bolígrafo se está volviendo obsoleta. Firmar documentos de manera digital nos ahorra una gran parte de la gestión como citas en persona, impresión, o escaneo, que pueden volverse tediosas y tomar más tiempo de lo que querríamos. La firma digital elimina todos estos procesos, optimizando así el flujo de trabajo, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
Una buena propuesta es la firma electrónica con la herramienta eSign que ofrece Smallpdf. Esta herramienta permite a los usuarios firmar documentos PDF de forma online, además de compartirlos e incluso solicitar una firma electrónica a otra parte.
eSign, firmar documentos y solicitar firmas electrónicas
Los usuarios pueden crear firmas electrónicas de forma gratuita, que aparecerán en forma de imagen en el documento. La calidad de las firmas es alta y se asemeja a las firmas físicas tradicionales. Solo hay que acceder a la herramienta eSign y subir el documento que se necesite firmar.
Una vez abierto el documento, en el menú de la derecha aparece la opción «Crear firma» que permite crear tu firma. Una vez creada, solo hay que arrastrar y soltar la firma en el documento. Para terminar, clicar en «Finalizar y firmar» para firmar y descargar el archivo.
La herramienta ofrece la posibilidad de enviar una solicitud de firma a otros usuarios y se irán enviando recordatorios para que los firmantes puedan descargar el documento. Una vez firmado por todas las partes, el documento quedará sellado.
eSign permite firmar electrónicamente de manera segura
La seguridad y privacidad están garantizadas, cada transferencia está protegida con una encriptación SSL de 256 bits. Los archivos solo se quedan en el servidor durante 1 hora, salvo para las firmas, que se amplían a 14 días para que todas las partes puedan compartirlo.
Si tienes documentos digitales en otros formatos puedes convertirlos a PDF con el conversor antes de firmarlos. No requiere instalar ningún programa y funciona desde cualquier navegador.
Además, para agilizar el proceso de firma digital, Smallpdf permite crear firmas online desde ordenador, móvil o tablet para que puedas acceder a tu contenido en todo momento. El proceso se realiza desde sus servidores, así que no va a consumir espacio en tus dispositivos.
Finalmente, aunque la firma digital es legalmente vinculante, hay que tener en cuenta las leyes de cada país. Así pues, se recomienda informarse bien y consultar con expertos. A medida que la legislación continúe desarrollándose sobre ese camino, la importancia de la firma digital solo irá en aumento. Cada vez son más las empresas, organismos e individuos que descubren sus beneficios, pues la firma electrónica proporciona un nivel de eficiencia, transparencia y seguridad que no se ha alcanzado nunca.
Imagen: GDX Group
Fuente: Julián Marquina
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