Cuando la pandemia de COVID causó estragos a principios de 2020, las empresas de todo el mundo tuvieron que transformarse rápidamente. Los empleados se trasladaron de oficinas ocupadas a equipos remotos. Se las arreglaron con los espacios de trabajo en los estudios, en las mesas de la cocina y, en algunos casos, en los cobertizos del jardín. Algunas empresas dieron este salto fácilmente y no han mirado atrás desde entonces; otros se tambalearon, y algunos se derrumbaron por completo.
Estos consejos sobre liderazgo en remoto pueden ayudar al proporcionar técnicas útiles de liderazgo, colaboración y evaluación del desempeño orientadas específicamente a la gestión de equipos remotos. Le brindan más en qué confiar que las ideas de gestión históricas que prosperaron en un mundo centrado en la oficina.
El trabajo remoto llegó para quedarse. No es solo una solución temporal a la pandemia, es el futuro.
Aprenda a liderar un equipo remoto con éxito
Liderar desde cualquier lugar (2021) es una guía para liderar un equipo remoto, que cubre todo, desde la creación de una cultura empresarial, la gestión del desempeño y la realización de reuniones virtuales hasta la entrega de comentarios a los miembros del equipo. Además de establecer la mejor manera de administrar un equipo de forma remota, es un caso sólido para el trabajo remoto en general. David Burkus es un autor de best-sellers, podcaster y ex profesor de la escuela de negocios. Thinkers50 lo clasificó como uno de los líderes de pensamiento empresarial más importantes del mundo y ha trabajado con líderes de organizaciones de muchas industrias, incluidas Google, Stryker, Fidelity y la Academia Naval de EE. UU.
Para mantener unido a su equipo remoto, necesita una cultura de equipo sólida con comprensión y propósito compartido. La buena comunicación también es clave, y la comunicación asincrónica y sincrónica juega un papel importante. Si bien se han convertido en la norma durante la pandemia, las videollamadas son generalmente inferiores a las llamadas telefónicas para equipos remotos, aunque es posible tener una videollamada productiva con solo unas pocas reglas de oro. Finalmente, cuando brinde retroalimentación a un miembro del equipo, concéntrese en cómo las acciones de esa persona afectan a sus colegas, la empresa o las partes interesadas, y siempre escuche su versión de las cosas como parte de un proceso colaborativo de retroalimentación.
La comprensión y el propósito compartido mantendrán unido a un equipo remoto
El coronavirus se extendió inesperadamente por todo el mundo mientras la mayoría de los trabajadores aún trabajaban en oficinas. De repente, empresas de todo el mundo, independientemente de la industria, se apresuraron a armar equipos remotos.
Muchas empresas tuvieron problemas cuando los bloqueos hicieron que las interacciones en persona fueran imposibles. Pero otros se adaptaron rápidamente, convirtiendo una situación desafiante en su cabeza. Innovative Fitness fue uno de esos negocios. Ofrecía un servicio de entrenamiento personal de élite, que de alguna manera tuvo que pasar a sesiones de entrenamiento virtual. No solo logró esta transición, sino que prosperó y atrajo a más clientes que antes.
Los equipos que tuvieron éxito, como el de Innovative Fitness, compartieron dos cosas: una comprensión cercana de lo que cada empleado necesitaba para tener éxito y un gran propósito para toda la empresa.
Los mejores equipos comprenden las habilidades, los hábitos y las situaciones de trabajo remoto de los demás de adentro hacia afuera. Primero, saben en qué es bueno cada individuo y, teniendo en cuenta las preferencias personales, asignan responsabilidades en consecuencia. En lugar de tratar de obligar a las personas a asumir roles inadecuados, todos hacen lo que mejor saben hacer.
En segundo lugar, estos equipos se adaptan a la situación laboral única de cada empleado. Identificar algunas de estas situaciones puede resultar sencillo, como los contextos culturales y las zonas horarias. Pero otros pueden no ser tan obvios, como el cuidado de los niños y otros compromisos domésticos, incluso si el equipo es local. O el hecho de que todos tienen rutinas ligeramente diferentes en casa y en la oficina. Ser considerado con los demás miembros del equipo permite una colaboración remota más eficaz.
Además de comprender las necesidades de cada miembro del equipo, los mejores equipos tienen un propósito para toda la empresa. Esto mantiene unido al equipo y mantiene motivados a sus miembros, incluso en los días difíciles de una pandemia.
La verdad es que la mayoría de la gente quiere sentir que está contribuyendo a algo más grande que simplemente crear valor para los accionistas. Quieren sentir que su empresa está resolviendo un problema o contribuyendo a una causa más amplia.
Entonces, para crear este propósito, haga la pregunta siempre importante: ¿ Por qué están luchando todos? Esto es lo que unirá a todos todos los días.
Generalmente, hay tres tipos de lucha en este contexto. Está la “lucha revolucionaria”, que se trata de cambiar el status quo en la industria o en la sociedad. Luego está la “pelea de los desamparados”, que se trata de enfrentarse a grandes nombres de la industria y ganar haciendo las cosas mejor. Y, por último, está la “lucha de los aliados”, que se trata de luchar por sus clientes y partes interesadas.
Una cultura de equipo basada en la confianza y el respeto es vital para las organizaciones remotas
Cuando Frank van Massenhove se convirtió en el director del Ministerio de Seguridad Social de Bélgica, encontró una organización en apuros. Era un lugar monótono y burocrático repleto de funcionarios de bajo rendimiento encadenados a horarios estrictos.
Pero en poco tiempo, Massenhove había transformado el ministerio. Se convirtió en un lugar atractivo para trabajar, con un gran espíritu de equipo y un ambiente abierto y colaborativo.
¿Cómo hizo esto? En lugar de microgestionar su equipo, les dio autonomía a sus miembros, permitiéndoles establecer sus propios horarios y trabajar desde cualquier lugar. Transformó por completo la forma en que trabajaban.
Lo que hizo Frank van Massenhove fue construir una cultura en la que confiaba en sus empleados, y confiaban y se respetaban mutuamente.
La cultura del equipo se vuelve doblemente importante cuando se pasa de un lugar de trabajo físico a uno virtual: mantiene todo unido.
Y el primer ingrediente esencial para una cultura sólida es la confianza . Esto requiere fomentar un ambiente de trabajo seguro donde las personas se sientan cómodas compartiendo, sin temor a ser humilladas o castigadas. Es un entorno basado en lo que Amy Edmondson llama seguridad psicológica . Proporcionar un entorno seguro ayuda a los empleados a comunicarse libremente con confianza, lo que generalmente conduce a compartir ideas nuevas e innovadoras o incluso a reconocer los errores. En pocas palabras, la confianza hace que todo funcione sin problemas, al tiempo que impulsa a la empresa hacia adelante.
El segundo ingrediente de un equipo exitoso es el respeto . Si bien confiar en alguien significa que puedes ser abierto con ella, el respeto significa que también valoras lo que dice. Desafortunadamente, el respeto en el lugar de trabajo es escaso. Según una encuesta de 2013, los investigadores encontraron que solo el 54 por ciento de los empleados se sentían respetados. Como puede adivinar, esta falta de respeto corroe el compromiso, el enfoque y la productividad.
La buena noticia es que el respeto es un comportamiento aprendido. Si bien la mala educación de una persona puede hacer que todos sean menos educados en el trabajo, lo contrario también es cierto: el respeto es contagioso.
Entonces, ¿qué significa esto en términos prácticos? Cuando interactúe con personas de forma remota, practique la escucha activa, no les hable ni las interrumpa. Y cuando no esté de acuerdo con un colega, escúchela. No saltes para apagarla o simplemente afirmarte. Está bien estar en desacuerdo, siempre que escuche a la otra parte, eso es respeto.
¿La lección aquí? Mantenga la confianza y el respeto en el centro de todo lo que hace, y su equipo remoto prosperará.
Una combinación de comunicación asíncrona y síncrona es clave para trabajar de forma remota
La compañía de software Basecamp está en contra de la oficina , ¡y eso viene de arriba! De hecho, el fundador de la empresa Jason Fried y el programador clave David Heinemeier Hansson llaman a la oficina una “fábrica de interrupciones”. Argumentan que las reuniones constantes y la charla destruyen la productividad.
Pueden estar en contra del entorno de la oficina, pero comprenden el esfuerzo adicional que se debe realizar para que los empleados remotos no trabajen en el vacío. El trabajo remoto exitoso requiere una comunicación fluida entre los miembros del equipo.
Y hay dos tipos de comunicación en el corazón de esta fluidez que es importante acertar: la comunicación asincrónica y sincrónica .
La comunicación asincrónica se realiza en su momento cuando no espera que haya otras personas disponibles. Por lo general, involucra herramientas para enviar información, como correo electrónico, mensajería de Slack o documentos compartidos. Sea lo que sea, debe ser verdaderamente asincrónico; no debe esperar una respuesta inmediata.
Además, cuando envíe un mensaje a alguien, no asuma que está esperando su comunicación; espere 24 horas para recibir una respuesta a menos que se especifique. Si es realmente urgente, considere opciones de comunicación sincrónica, como una llamada telefónica, para una respuesta más rápida.
Al comunicarse de forma asincrónica, sea claro y conciso para evitar confusiones. Además, mantenga sus mensajes optimistas, ya que es fácil malinterpretar la negatividad en los correos electrónicos y otros mensajes de texto.
El segundo tipo de comunicación, la comunicación sincrónica, es cuando necesita o espera que otros se comuniquen al mismo tiempo, como en una videollamada.
Si bien el trabajo remoto se ha convertido en sinónimo de la llamada de video para ponerse al día, esa no siempre es la mejor manera de coordinar a su equipo. En general, las videollamadas son complicadas: los miembros del equipo se desconectan, verifican los chats en curso y manipulan los botones de silencio.
Además, un experimento del investigador Michael Kraus ha demostrado que la voz por sí sola es la mejor manera de transmitir sus verdaderos pensamientos y sentimientos. En su experimento, Kraus reunió a casi trescientas personas en parejas para conversar. La mitad de las parejas se sentaron en habitaciones bien iluminadas y la otra mitad en total oscuridad. Los resultados mostraron que aquellos en cuartos oscuros, que solo podían escuchar y no ver al hablante, juzgaban las emociones de sus parejas con mayor precisión.
El mejor tipo de comunicación sincrónica, entonces, es la simple llamada telefónica. Le permite leer los verdaderos sentimientos de sus colegas sobre lo que se está discutiendo. Y las llamadas telefónicas tienden a ser más cortas y menos complicadas que las videollamadas, lo que le permite continuar con el trabajo que tiene entre manos.
“Una oficina ocupada es como un procesador de alimentos: te corta el día en pedacitos”.
Es un arte llevar a cabo una gran reunión virtual
Todos hemos experimentado las razones por las que las videoconferencias no son el mejor modo de comunicación. Pero a veces son simplemente necesarios. Es posible que deba reunir al equipo o demostrar algo visualmente, en lugar de depender del audio y el correo electrónico. Cuando ese sea el caso, es importante asegurarse de que la reunión no se convierta en confusión o tedio.
Como líder de equipo, debes facilitar esta reunión virtual. Pero no se preocupe, hay una serie de reglas de oro que pueden ayudar a garantizar el éxito de una reunión.
Primero, planifique la reunión con un propósito en mente. Una reunión general semanal en línea no tiene un propósito sólido, así que asegúrese de que la reunión tenga un problema específico que resolver o un tema que discutir. Para mantenerlo simple, ciña a un solo propósito por reunión.
Luego, asegúrese de invitar a las personas adecuadas. No todo el mundo necesita estar presente en todas las reuniones; algunos temas pueden ser relevantes solo para un puñado de empleados. Si ese es el caso, ¡no invite a todos ni a su perro!
También es importante ser específico con la agenda de su reunión. En lugar de usar un título genérico, como “Estrategia de comunicación”, puede convertirlo en una pregunta, como “¿Cómo podemos mejorar nuestra estrategia de comunicación en línea en Twitter?”. Entonces, si la reunión responde a esa pregunta, ha sido un éxito.
La siguiente regla: hacer que el chat de video esté disponible para todos los participantes diez minutos antes. Esto permite que los miembros del equipo se pongan al día antes de la reunión para que la hora de inicio no se vea interrumpida por personas que comparten historias sobre su semana. Como líder del equipo, debe iniciar sesión otros cinco o diez minutos antes para solucionar cualquier problema técnico antes de que las personas se unan.
Asegúrese también de que alguien se tome unos minutos. Realmente ayudará a mostrar cómo se desarrollaron las ideas y cómo salieron a la luz problemas imprevistos.
Cuando se acabe el tiempo de la reunión, cierre con una revisión rápida de todo lo que se ha discutido. Esto asegura que haya respondido correctamente la pregunta o el propósito de la reunión. También le permite comprobar si todos están de acuerdo en que la pregunta se ha respondido satisfactoriamente.
Por último, pero no menos importante, deje abierto el chat de video una vez que haya terminado. Deje que su equipo socialice después para imitar cómo se cerraría una reunión de personal de la “vida real”, con la gente quedándose un poco. ¡Es importante para la moral del equipo y la unión general!
La gestión del desempeño tiene que ver con la comunicación, no con la vigilancia y el control
A medida que las empresas se apresuraban a armar equipos remotos frente a la pandemia, muchas personas entraron en pánico por la disciplina laboral. ¿Cómo iban a gestionar a los empleados si no podían controlarlos físicamente? La respuesta para algunos fue invertir en programas de vigilancia que monitorean la actividad y el tiempo frente a una pantalla.
Como argumenta el autor, esta era exactamente la forma incorrecta de hacer las cosas. Como era de esperar, el ser espiados constantemente no inspiraba mucha confianza o motivación. Si su empleador lo tiene en tan baja estima que siente la necesidad de espiarlo, ¿por qué lo daría todo?
Además de destruir la confianza y la motivación, el software espía solo le informa que alguien está trabajando, no qué tan bien . Entonces, si la vigilancia no es la respuesta, ¿cuál es la mejor manera de administrar el rendimiento?
Como líder que busca sacar lo mejor de su equipo, debe establecer objetivos claros y luego ayudar a su equipo a alcanzarlos. Darles autonomía a los empleados no significa dejarlos completamente con sus propios dispositivos; es importante programar controles con todos los miembros del equipo para ayudarlos a mantenerse encaminados.
Utilice este tiempo para proporcionar una serie de comentarios. Esto significa comunicarse con claridad y describir específicamente lo que ha notado sobre el progreso de un empleado.
Si hay un problema de rendimiento, tómese el tiempo para determinar si el problema está en el sistema o en el miembro del equipo . Muchos problemas están en el sistema en sí, que puede ayudar a solucionar, en lugar de con un compañero de equipo en conflicto.
Pero si el problema es con el compañero de equipo, concéntrese en el impacto de sus acciones en el equipo, el cliente o la parte interesada. Al hacerlo concreto, le recordará por qué el trabajo que hace es importante, al mismo tiempo que le mostrará dónde se equivocó. Este enfoque también debería evitar que la conversación se vuelva demasiado defensiva.
Cuando sea el momento de dar retroalimentación, recuerde escuchar también al lado del compañero de equipo. Es crucial que esto sea un proceso colaborativo y no solo un monólogo. La mejor solución tendrá en cuenta las frustraciones y sentimientos del empleado sobre el trabajo. Si el compañero ha contribuido a la solución, esto aumentará su compromiso con ella.
Gestionar el rendimiento es uno de los aspectos más difíciles de trabajar de forma remota, pero si puede dominarlo, ¡estará en la mayor parte del camino!
Trabajar de forma remota tiene una larga historia, pero ha encontrado resistencia en los últimos años
Toda esta charla sobre el trabajo remoto y la pandemia puede dejarle con la impresión de que es algo completamente nuevo. No lo es. La idea del “trabajo a distancia” tiene una larga historia. De hecho, tiene raíces antiguas, especialmente si lo interpretamos como “trabajar fuera de la organización central”. Por ejemplo, los administradores romanos de las lejanas provincias europeas y mediterráneas trabajaron notablemente lejos de la capital de su imperio. Asimismo, en el siglo XIX, los agentes imperiales británicos trabajaron alrededor de un imperio que se extendió por todo el mundo.
Pero la definición moderna de “trabajo a distancia” apareció más recientemente, en la segunda mitad del siglo XX. Desde entonces, se ha topado con una serie de obstáculos que le han impedido emprender el vuelo. Es solo la pandemia reciente lo que presionó a las empresas a un cambio rápido, lo que hizo que los equipos remotos se generalizaran.
A medida que se desarrolló la tecnología informática en la década de 1970, la idea de trabajar de forma remota comenzó a extenderse. Sus primeros rumores se produjeron en 1973, cuando Jack Nilles publicó The Telecommunications-Transportation Tradeoff . Argumentó que las empresas podrían ayudar a resolver los problemas del tráfico urbano reduciendo su sede y estableciendo oficinas satélites en las afueras de la ciudad.
Luego, en 1989, el autor irlandés Charles Handy argumentó que los teléfonos móviles significaban el principio del fin de las grandes oficinas. Sobre los teléfonos móviles, dijo: “Conéctelo a una computadora portátil y un fax portátil, y un asiento de automóvil o tren se convierte en una oficina”.
El trabajo remoto comenzó a crecer, especialmente entre las empresas de tecnología en la década de 1990. Pero encontró resistencia en el siglo XXI. Marissa Mayer, entonces la nueva Yahoo! CEO, anunció el fin del trabajo remoto en un memorando de la empresa de 2013. Ella dijo: “Necesitamos ser uno de Yahoo! Y eso comienza con estar físicamente juntos “. Más empresas siguieron su ejemplo, como IBM y Facebook, lo que ralentizó la revolución del trabajo remoto.
Luego, en 2014, un experimento del economista de Stanford Nicholas Bloom y un estudiante de posgrado, James Liang, revitalizó la idea del trabajo remoto. Su investigación comparó la productividad entre los trabajadores remotos con la de los trabajadores de oficina en la compañía de viajes en línea de Liang, Ctrip. Los resultados los dejaron boquiabiertos. Los trabajadores remotos mostraron un aumento dramático en el rendimiento, al tiempo que tomaron menos descansos y días de enfermedad.
Al final del experimento de nueve meses, Ctrip había ganado aproximadamente un día extra de trabajo por semana gracias a sus empleados remotos. Además, los trabajadores remotos renuncian a la mitad de la tasa de sus contrapartes que tenían que trasladarse a la oficina. De modo que el trabajo remoto supuso mejoras reales y concretas en la configuración tradicional de la oficina. Pero los directores ejecutivos de todas partes decidieron mirar para otro lado, manteniendo el status quo de oficinas ruidosas y menos productivas.
Fuente: Muhimu
