Innovación tecnológica al servicio de la gestión documental empresarial

En un mundo donde la transformación digital avanza sin tregua, la gestión documental deja de ser un asunto secundario para convertirse en un pilar estratégico, en un entorno empresarial donde la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la agilidad en la toma de decisiones son fundamentales.

Con una propuesta integral que combina infraestructura física segura, digitalización avanzada y soluciones tecnológicas de vanguardia, File Server, liderada por su directora Marcela Pérez Losada, se posiciona como un referente en la custodia y administración documental. Con más de 22 años de trayectoria, la empresa no solo ha acompañado la evolución del mercado, sino que ha sabido anticiparse a sus demandas, convirtiéndose en un socio estratégico para empresas de todos los sectores.

Enfocados en la innovación, la compañía ha transitado hacia un modelo que incorpora inteligencia artificial, automatización, trazabilidad digital y soluciones en la nube híbrida. Actualmente, File Server ofrece servicios que permiten a sus clientes no solo conservar su documentación conforme a las normativas legales —que en Bolivia exige mantener archivos físicos por al menos 8 años—, sino también acceder a ellos de forma rápida y segura, en formato físico o digital, con garantía de confidencialidad.

“Hoy podemos encontrar un documento en menos de cinco minutos gracias a nuestro sistema de localización inteligente. Además, el cliente tiene el control total del acceso digital y la plataforma no lo ata a un proveedor. La información siempre es suya”, destaca Pérez Losada.  La empresa cuenta con un sistema con inteligencia artificial que les permite encontrar los documentos en tiempos cada vez más cortos, casi de manera inmediata.

Ventajas tangibles

La externalización del manejo documental ofrece múltiples beneficios a las organizaciones, como la reducción de costos operativos y liberación de espacio físico.

Brinda un acceso inmediato a información crítica, lo que agiliza auditorías, fiscalizaciones o trámites legales,  indica la ejecutiva. Además, en sectores regulados como banca, salud, energía, entre otros, la custodia de documentos es parte de un cumplimiento normativo.

En tiempos donde el home office y la reducción de oficinas son una constante, la gestión eficiente de documentos se vuelve clave. “Hay empresas que guardan archivos en baños o cuartos sin uso. Cuando llega una fiscalización, no encuentran el documento y se exponen a sanciones. Nosotros resolvemos eso”, enfatiza la directora.

Las instalaciones de File Server cuenta con una infraestructura con protección ante riesgos como humedad, incendios o pérdida accidental.

Marcela Pérez agrega que las tendencias en gestión documental apuntan a una mayor automatización, uso de analítica documental y digitalización sostenible, es decir menos papel y más eficiencia energética. De hecho, muchos de sus clientes ya prescinden del papel para ciertos procesos, optando por plataformas 100% digitales, que integran firmas electrónicas y respaldos inmediatos.

Fuente: Economy