Smart Documents: el fin de los archivos estáticos y el inicio de la experiencia interactiva

La experiencia del cliente y la eficiencia operativa se han consolidado como prioridades estratégicas para las organizaciones. En este contexto, DocPath, empresa global especializada en soluciones de software para la gestión documental y de información, da a conocer cómo los Smart Documents emergen como una solución disruptiva para las empresas que buscan optimizar procesos, personalizar sus servicios y reducir fricciones en la interacción con sus clientes.

A diferencia de los documentos tradicionales, un Smart Document (Documento Inteligente) es un archivo 100% digital que integra datos estructurados y reglas de negocio para generar contenido personalizado, interactivo y accionable en tiempo real. Esto permite que una póliza de seguros, un contrato financiero o incluso una ficha médica se adapte automáticamente al contexto y necesidades del cliente, y pueda ser consumido desde múltiples canales, desde un correo electrónico hasta un wallet digital o una app móvil.

"Estamos dejando atrás la era de los documentos estáticos. Hoy, cualquier documento puede actualizarse en tiempo real, responder preguntas e, incluso, enviarse al wallet del usuario y brindar atención personalizada sin intervención humana", explicó Mauricio Saavedra, director comercial en DocPath Latam.

Los Smart Documents combinan información del cliente con reglas de negocio para generar documentos personalizados, coherentes y listos para usar en segundos. Esta automatización transforma procesos tradicionalmente lentos y propensos a errores en flujos ágiles y precisos, lo que abre la puerta a múltiples beneficios tanto operativos como estratégicos. Entre ellos destacan:

• Omnicanalidad real: un solo documento puede distribuirse, consultarse y actualizarse en múltiples plataformas sin pérdida de información ni duplicación de esfuerzos.
• Automatización inteligente: se construyen y adaptan automáticamente con base en los datos del cliente.
• Reducción de costos operativos: eliminan tareas repetitivas y reducen drásticamente el uso de papel.
• Mejora de la experiencia de cliente: ofrecen respuestas inmediatas, videos explicativos personalizados y funcionalidades interactivas.
• Seguridad y trazabilidad: permiten almacenamiento, auditoría y análisis detallado del ciclo de vida del documento.
• Oportunidades de negocio: durante la interacción con el documento, la IA puede identificar las necesidades específicas del usuario y habilitar ofertas personalizadas en tiempo real, alineadas a sus intereses y contexto.

Aunque el sector asegurador ha liderado su adopción, los Smart Documents están transformando otras industrias al convertir documentos en canales de interacción. Desde la banca hasta la salud, el retail y los servicios públicos, permiten procesos más ágiles, personalizados y accionables, como contratos digitales, garantías, historiales clínicos interactivos, facturas inteligentes o estados de cuenta con análisis de consumo y pagos embebidos, mejorando significativamente la experiencia del usuario.

IA + Smart Documents: una combinación poderosa

La inteligencia artificial potencia el valor de los Smart Documents al convertirlos en herramientas inteligentes y proactivas. Permite generar versiones personalizadas, integrar asistentes virtuales que resuelven dudas en tiempo real y producir videos explicativos generados por IA. Esta combinación no solo mejora la comprensión, sino que facilita la toma de decisiones y habilita acciones inmediatas, multiplicando su impacto en la experiencia del usuario y en la eficiencia de los procesos.

"Más allá de digitalizar, los Smart Documents transforman: activan procesos, automatizan interacciones y convierten documentos tradicionales en plataformas vivas de servicio. En un entorno donde la mayoría de los usuarios accede desde su smartphone, esta tecnología es clave para escalar la transformación digital con enfoque en usabilidad y eficiencia", concluyó Saavedra.

Fuente: Economy